Kontorlejemålet som strategisk værktøj

I mange virksomheder håndteres kontorlejemålet i praksis som en driftsmæssig nødvendighed frem for en strategisk mulighed. Det er ærgerligt. For kontoret er ikke kun et spørgsmål om husleje, kvadratmeter og beliggenhed. Det kan også være et konkret værktøj til at frigøre økonomisk råderum, styrke medarbejdertilfredsheden og understøtte virksomhedens bæredygtighedsambitioner.

Når virksomheder går strategisk til værks i forhold til deres kontorfaciliteter, handler det derfor ikke alene om at genforhandle lejeniveauet. Det handler om at afklare, hvad virksomheden reelt ønsker at opnå, og om at vurdere, hvordan lejemålet potentielt bringes i spil som en del af en bredere forretningsmæssig prioritering.

Det forudsætter blandt andet, at man kender virksomhedens forhandlingsstyrke, forstår mulighederne i markedet og driver processen struktureret fra analyse til forhandling og endelig aftale. Jeg oplever, at mange virksomheder i kraft af størrelse og økonomi har et bedre udgangspunkt, end de selv er klar over. Potentialet bliver dog sjældent realiseret fuldt ud, enten fordi virksomhederne ikke kender deres reelle forhandlingsstyrke, eller fordi ingen internt har den nødvendige tid, det nødvendige markedsoverblik eller den specialiserede erfaring til at drive processen med tilstrækkelig retning og fokus.

Nedenfor giver jeg to konkrete eksempler på, hvordan en strategisk tilgang til kontoret kan skabe muligheder på andre områder i forretningen. Det ene eksempel handler om en virksomhed, der ønsker at frigøre midler til en større marketingindsats i forbindelse med lanceringen af et produkt, og det andet handler om en virksomhed, der ønsker at forbedre sin bæredygtighedsprofil og sit samlede klimaaftryk.

Eksempel 1: Kontoret som kilde til økonomisk råderum:

Virksomhed A ønsker at frigøre midler til en større marketingindsats i forbindelse med lanceringen af et nyt produkt.

Virksomheden har 500 ansatte og råder over 10.000 m² kontor. Da lejemålet oprindeligt blev indgået, tog man udgangspunkt i 20 m² pr. medarbejder og et arbejdsmønster med fuldt fremmøde. I dag ser situationen anderledes ud. Fremmødet ligger typisk på 60-70%, og indretningen er ikke blevet tilpasset den ændrede arbejdsform.

Samtidig er virksomheden bundet af en uopsigelighedsbestemmelse i lejekontrakten og har derfor umiddelbart den opfattelse, at der ikke er noget at gøre, før bindingsperioden er udløbet. Det er imidlertid ofte her, at potentialet overses. I praksis finder man først mulighederne, når nogen systematisk får analyseret virksomhedens behov, markedssituationen og de konkrete handlemuligheder inden for rammerne af den eksisterende erhvervslejekontrakt.

Hvis virksomheden omlægger indretningen og reducerer arealet pr. medarbejder til 15 m², samtidig med at der regnes med en fremmødeprocent på 70%, vil arealbehovet falde markant. I dette eksempel vil virksomheden kunne frigøre op mod 4.750 m² og fortsat drive forretningen effektivt.

Afhængigt af lejekontraktens vilkår og ejendommens indretning kan en del af det frigjorte areal herefter fremlejes. Dermed kan kontorlejemålet skabe et økonomisk råderum, som kan anvendes til et helt andet strategisk formål, i dette tilfælde en større kommerciel marketingindsats.

Pointen er, at en mere aktiv og langsigtet tilgang til kontorfaciliteterne kan frigøre kapital til andre prioriterede initiativer.

Heatmap over kontorarealbehov efter fremmødeprocent og m² pr. medarbejder:

Eksempel 2: Kontorlejemålet som værktøj til en stærkere bæredygtighedsprofil:

Virksomhed B oplever et stigende pres fra bestyrelsen for at styrke virksomhedens bæredygtighedsprofil. Direktøren har derfor iværksat en række klassiske initiativer som kødfri dag i kantinen og skærpet affaldssortering. Tiltag som disse er fornuftige, men de flytter ikke nødvendigvis nok, hvis ambitionen om et lavere klimaaftryk fra bestyrelsen skal indfries.

Virksomheden har også 500 ansatte og lejer 10.000 m² kontor i en ejendom, der i dette eksempel antages at være en gennemsnitlig kontorejendom opført i perioden 2010 til 2015 efter BR10. Hvis virksomheden flytter til en nyere og mere energieffektiv kontorejendom opført efter nyere energistandarder fra omkring 2018 og frem, vil energibehovet kunne reduceres markant.

I dette illustrative regneeksempel forudsættes en forskel i energibehov på 30 kWh pr. m² pr. år. For et kontor på 10.000 m² svarer det til et beregnet lavere energibehov på cirka 300.000 kWh årligt. Den faktiske besparelse vil afhænge af bygningernes konkrete energiforbrug, energikilder, drift og anvendelse.

Anvendes standardforudsætninger, vil det i dette eksempel kunne svare til en årlig reduktion i virksomhedens klimaaftryk på cirka 16 ton CO₂. Fordelt på 500 medarbejdere svarer det til godt 32 kg CO₂ pr. medarbejder om året. (Den konkrete CO₂-reduktion kan først beregnes retvisende, når energifordelingen mellem el og varme samt de relevante emissionsfaktorer er kendt. Eksemplet illustrerer derfor potentialet, men kan ikke erstatte en konkret energi- eller klimaberegning.)

Til sammenligning kan en ugentlig kødfri dag i kantinen også have en reel effekt, men vil typisk ligge lavere, på omkring 6 ton CO₂, afhængigt af hvad den præcist erstatter. Pointen er derfor ikke, at mindre driftstiltag er uvæsentlige. Pointen er, at selve valget af kontorejendom i mange tilfælde kan være et mindst lige så stærkt værktøj, hvis virksomheden ønsker at foretage valg, der reducerer det samlede klimaaftryk på en måde, der kan ses i regnskabet.

Et kontorlejemål bør ikke alene vurderes som en praktisk ramme for virksomheden. I de rette hænder kan det være et strategisk værktøj, som kan bringes i spil for at skabe værdi på andre områder, som virksomheden ønsker at fokusere på.

For virksomheder, der står over for en genforhandling, en flytteovervejelse eller blot et ønske om at gå mere strategisk til værks i forhold til deres erhvervslejekontrakt, står AT consulting til rådighed for at hjælpe med at gennemgå behov, markedsmuligheder og kontraktmæssige handlemuligheder.

For det centrale spørgsmål er i sidste ende ikke, hvad virksomheden betaler for sit kontor, men om der er lagt en plan for, hvordan kontorlejemålet anvendes strategisk til at understøtte virksomhedens langsigtede mål.